نويسنده تنها براي خود نمي نويسد بويژه نويسنده مقاله و داستان و نمايشنامه كه در خواننده تاثير بسيار مي گذارد و طبعا خوانندگان فراواني پيدا مي كنند و بهمين جهت مسئوليت وي سنگين است . نويسنده توانا و چيره دست با روح انسانها به ويژه نسل جوان سرو كار دارد و مي توان با قلم شور آفرين خود احساسات و عواطف ملتي را به سود يا زيان جريان يا حاكميتي بر انگيزد و به افراد خموش توان و تحرك بخشد و روابط حاكم بر اجتماع را دگرگون سازد . در تاريخ بشريت هيچ انقلاب و تحول شگرفي را نميتوان سراغ داشت كه نويسندگان و گويندگان در صف اول آن قرار نگرفته و نقش و سهم تعيين كننده اي در بيدار سازي و جهت دهي توده مردم نداشته باشد . اگر به كشور خودمان ايران نظر بيفكنيم به روشني مي بينيم كه در انقلاب مشروطه ، نهضت ملي شدن صنعت نفت و سرا نجام در انقلاب اسلامي نويسندگان نقش بارز و با ارزشي در زمينه سازي، گسترش و پيروزي اين سه جريان بر عهده داشته اند.

2- مشخصات يك نويسنده خوب و موفق:

اگرچه براي همه نويسندگان صفات و خصوصيات واحد و مشخصي نمي توان ذكر كرد لكن مي توان گفت: كه نويسنده مسئول و با ايمان دردي و انگيزه اي براي نوشتن دارد و هدفي عالي و والا را در نوشته خود دنبال مي كند و هرگز از جاده حق و حقيقت دور نمي شود و قلم خود را به چيزهاي بي ارزش مانند : پول، جاه و مقام نمي فروشد و به غرض و كينه و حسد نمي آلايد و مطامع شخصي را بر مصالح و منافع عمومي و ميهني بر نمي گزيند. در مجموع موارد ذيل را مي توان از مشخصات و ويژگيهاي يك نويسنده متعهد و راستين بر شمرد.

1- روشني و وسعت انديشه

2-  قدرت تخيل

3-  لطافت ذوق

4- دقت و باريك بيني

5- ابتكار و نوآوري

6- آشنايي با ادبيات ملي

7- تسلط بر زبان مادري و آشنايي بازبان عربي و يك يا دو زبان خارجي

8- شناخت موقعيت و محيط

9- واقع بيني و حقيقت گرايي

10- شهامت ادبي

11- صراحت لهجه

12- آگاهي و تسلط كافي به موضوع

13- نظم فكري

14- قدرت استدلال

15- رعايت وحدت موضوع و نظم مطالب

16- دقت در هماهنگي و برابري لفظ و معني

17- شيوايي و رسايي و استواري كلام

18- گرمي و شور انگيزي بيان

19- رعايت همواري و خوش آهنگي واژه ها و ترجيع دادن تركيب ها و واژه هاي  مانوس و قابل فهم فارسي بر واژه هاي بيگانه و پاره اي از واژه هاي نامانوس فارسي كهن و يا لغت نا مانوس و دشوار عربي.

مشخصات يك نوشته خوب:

از حيث سبك نگارش و آئين درست نويسي نوشته خوب ؛ نوشته است كه در آن موارد ذيل رعايت شده باشد.

1-ساده نويسي.

سادگي از ضروريات نوشته است ولي نويسنده نبايد در اين امر افراط ورزد و كار را به ابتذال بكشاند . بلكه بايد نوشته اوساده و روان و در عين حال شيوا و رسا باشد و عبارات مبهم و جملات پيچيده و كلمات نا مانوس در آن بكار نرود تا در اين عصر شتاب و سرعت خواننده براي درك معني لغات نيازي به فرهنگ نداشته باشد و براي فهم و حال مساله مانند چيستان به اتلاف وقت خود و تامل بيجا محتاج نباشد بلكه نوشته را به آساني بخواند و به خوبي بفهمد.

2- عفت قلم و پاكي فكر.

در همه نوشته ها بايد عفت قلم را رعايت كرد و از استعمال الفاظ زشت و ركيك و همچنين توهين و فحاشي نسبت به افراد بر كنار بود زيرا فحش ونا سزا، نوشته را در نظر خواننده بي مقدار و نويسنده را خوار مي سازد.

3- وحدت موضوع.

منظور از وحدت موضوع فراهم آمدن تناسب و ربط طبيعي معاني مورد بحث در نوشته با يكديگر است به عبارت ديگر نويسنده بايد در سراسر نوشته ، از اصل موضوع دور نيفتد و تمام بحثها و مثالها وآرايشگريها و اجزاء نوشته با هماهنگي كامل، پيرامون موضوع اصلي دور زند و تاثيري واحد در ذهن خواننده القاء كند.

4- استفاده بجا.

استفاده بجا و مناسب از صنايع ادبي وآرايه هاي كلام، صنايع ادبي در گيرايي و زيبايي و خوشايندي اثر و جلب توجه خواننده سخت موثر است. آوردن تشبيه زيبا، استعاره لطيف، كنايه به موقع و بجا، توصيف بديع ، ضرب المثل مناسب، شعر نغز و دلپذير، تمثيل آموزنده، كلمات قصار، نوشته را پر بارتر و خواندني تر مي سازد اما در انتخاب آنها نبايد افراط شود و فقط براي آساني درك مطلب، زيبايي اثر و رفع خستگي خواننده بايد از آنها مدد گرفت.

5- نقل صحيح و به موقع سخن ديگران.

اگر مطلب يا گفتار يا شعري  را از كسي عينا" در نوشته خود مي آوريم بايدآن را در داخل گيومه قرار دهيم و در پاورقي با ذكر ماخذ و شماره صفحه بدان اشاره كنيم . همچنين از نقل گفته ها و نوشته هاي ديگران بدون ضرورت واقعي و براي ازدياد حجم نوشته خود بايد بپرهيزيم.

6- اختصار.

بايد بكوشيم كه نوشته ما تا سرحد امكان مختصر و مفيد باشد و از بحث هاي خارج از موضوع جدا" خود داري كنيم مگر اينكه براي اثبات نكته يا مطلبي ضرورتي پيش آيد

7- پرهيز از مقدمه چيني و قلم فرسايي بي مورد و بي ارتباط:

بايد سعي كنيم حتي المقدور مطلب را بدون مقدمه چيني و قلم فرسايي نا بجا آغاز كنيم و از تعارف و پوشيده گويي بر حذر باشيم و منظور خود را بطور صريح و روشن و گويا به رشته تحرير درآوريم و مخصوصا" از آوردن مقدمه طولاني يا بي ارتباط با اصل موضوع احتراز كنيم؛ چرا كه مقدمه براي جلب توجه خواننده و آماده ساختن ذهن او جهت پذيرش و درك مطلب اصلي است و وقتي از اين غرض دور شود ،خواننده را ملول و از التفات به متن دور مي سازد.

8- پرهيز از واژه هاي دشوار و بيگانه.

بايد از كاربرد لغات واصطلاح هاي دشوار و دور از ذهن و همچنين واژه ها و تركيباتي كه معني و مورد استعمال آنها را دقيقا نمي دانيم ،احتراز جوييم و نيز سعي كنيم تا مي توانيم لغات بيگانه را كه مترادف آن در فارسي موجود است در نوشته خود نياوريم .

9- املاي صحيح كلمات.

در املاي واژه ها و وصل و فصل تركيب ها بايد دقت كنيم و هرگز لغاتي كه املاي درست آنها را نمي دانيم بكار نبريم.

10- نكات دستوري.

در سراسر نوشته بايد قواعد دستوري را رعايت كنيم و اركان واجزاء جمله را در جاي مناسب خود بياوريم.

11- علائم و نشانه گذاري.

يكي از عواملي كه در روشني بيان نويسنده و سهولت درك خواننده سخت موثر است ،رعايت قواعد نشانه گذاري است؛از اين رو،بايستي همه جا آن را رعايت كرد.

12- خوانا بودن خط.

خط همه زيبا نيست،ولي تقريبا همه مي توانند خوانا بنويسند . خط نوشته بايد روشن و خوانا و درست باشد و اگر تايپ شده ،بايد افتادگي و تكرار غلط نداشته باشد، تا خواننده بتواند آن را به درستي بخواند و بفهمد.

13- نظم و ترتيب و نظافت.

نظم و ترتيب و نظافت،همه جا لازم و پسنديده است . تميز و مرتب نبودن نوشته ارزش آن را در نظر خواننده بسيار پائين مي آورد.

14- آوردن هريك از انواع مطالب در يك بند جدا و مستقل.

براي اينكه مطالب بهم آميخته نشود و خواننده در فهم آن دچار اشكال نگردد، بايد هر قسمت از نوشته را كه حاوي انديشه يا خواست و يا مطلب مخصوص است در يك بند (پاراگراف) بياوريم . به عنوان مثال اگر مقاله اي در باره يك شاعر، مثلا ناصر خسرو، مي نويسيم و در باره ((محيط زندگي)) او بحث مي كنيم، بايد آن بحث را در يك بند جداگانه قرار دهيد و با ديگر قسمت هاي نوشته، از قبيل شرح دوران كودكي، تحصيلات، تاليفات و سبك او مخلوط نكنيم و هريك از آنها را نيز در يك بند مستقل بياوريم

15- موزون بودن .

سخن گفتن در واقع نوعي موسيقي است؛هر قدر اجزاء سازنده اين موسيقي يعني واژه ها و كلمات ،خوش اداتر و هر قدر تركيب آنها موزون تر و هماهنگ تر باشد موسيقي سخن دلنشين تر خواهد بود.

16- توجه به مخاطب.

نويسنده بايد همواره مخاطب خود را در برابر خويش تصور كند؛ يعني بداند با چه كسي سخن مي گويد و براي چه كسي مي نويسد . اگر براي عموم مي نويسد، فردي را كه مثلا در حد ديپلم ، معلومات عمومي دارد، در نظر داشته باشد و اگر براي همه دانشگاهيان مي نگارد كسي را كه در حد كارشناسي است در نظر بگيرد و مطالب نوشته را به گونه اي بنگارد كه آسان و قابل فهم باشد.

انواع نگارش:

بيشتر مولفاني كه در باره فن نويسندگي مطلبي نوشته اند نوشته ها را از حيث روش نگارش و موضوع مورد توجه قرار داده و براي هريك اقسامي قائل شده اند . از نظر شيوه نگارش نوشته ها را به سه درجه" عادي و متوسط و عالي" تقسيم كرده و گفته اند نوشته عادي نثري است ساده كه از پيرايه هاي لفظي و معنوي به دور باشد و در آن صنايع بديعي بكار نرود . نوشته هايي كه نزديك به زبان گفتاري و زبان مخاطب نگارش يابند در رديف اين طبقه قرار مي گيرد. انشاءيي را عادي دانسته اند كه در آن تشبيهات و استعارات و صنايع لفظي و معنوي بكار رود و نويسنده كوشش كند كه از نظر تخيلات شاعرانه و توازن كلمات سخن خود را به حد شعر برساند . در باره طبقه متوسط گفته اند: نوشته اي است كه در آن نثر عالي و ساده بهم آميخته باشند يعني نوشته در عين حال كه از فصاحت و آرايش كلام برخوردار است به زيور سادگي نيز آراسته باشد . پيداست كه اين نوع تقسيم بندي تنها در تحقيقات ادبي و مطالعه آثار پيشينيان مي تواند تا حدي سودمند باشد زيرا در عصر حاضر كه بيش از هر چيز ساده نويسي مورد توجه است بكار بردن استعارات و كنايات در نوشته ها نه تنها از محاسن نويسندگي محسوب نمي شود و آن را در رديف انشاء ي عالي قرار نمي دهد بلكه در اغلب موارد عيب نوشته نيز شمرده مي شود و مورد توجه قرار نمي گيرد . از سوي ديگر بايد به اين نكته توجه داشت كه در هر نوشته به تناسب موضوع كلمات خاصي بكار مي رود مثلا" اگر نويسنده اي بخواهد داستان كوتاهي بنويسد ناچار است كه از كلمات مخصوصي استفاده و هرگاه همان نويسنده به نگارش مقاله اي دست بزند نيازمند بكار بردن نوع ديگري از كلمات مي باشد.

انواع نگارش از حيث موضوع:

1-   نگارش وصفي

2-   نگارش نقلي

3-   نگارش تحقيقي

4-   نامه نگاري

1-  نگارش وصفي‹‹ توصيفي›› :

نوشته اي كه از مناظر مختلف طبيعت مانند كوه، غروب خورشيد ، ماه و ستارگان ، شب و روز و فصول مختلف ، كوهستانها ، جنگل ، صحنه هاي گوناگون زندگي و حالات مردم و مانند آنها سخن به ميان آورد وصفي خوانده مي شود . كار اصلي نويسنده در اين گونه نگارش ها تجسم و تعريف اشياء و محسوسات است در نوشته هاي وصفي بايد بيش از همه چيز از نيروي تصور و تخيل مدد گرفت و آنچه از مناظر مختلف درك مي شود به روي كاغذ جاري ساخت . در اين قسم نويسندگي وقتي توصيف به حد كمال مي رسد و بي عيب و خوب قلمداد مي شود كه نويسنده از ذوق و احساسات لطيف خود مدد گيرد و موضوع را طوري بپروراند و وصف كند كه خواننده بتواند صحنه هاي گوناگون آن را در پيش چشم خود عينا" مجسم سازد.

2-  نگارش نقلي

اين نوع نوشته به نقل و بيان حوادث جهان و اتفاقات گوناگون روزگار اختصاص دارد و به صورت تاريخ يا داستان نوشته مي شود.

الف) تاريخ :

مضمون اين قسم نوشته پيش آمدهاي روزگار و سر گذشت هاي ملل و اقوام جهان را در بر مي گيرد و مجموعه اي از شرح احوال پيغمبران و پادشاهان و پيشوايان و دانشمندان و ديگر نام آوران جهان است . تاريخ اوضاع و احوال عمومي مردم را طي اعصار و قرون متمادي در امور سياسي اجتماعي، اقتصادي و فرهنگي مورد بحث قرار مي دهد و از تغييرات و تحولاتي كه در جوامع گوناگون پديد آمده است سخن مي گويد و حوادث و اتفاقات و علل آن را بررسي مي كند . در حقيقت تاريخ آئينه تمام نمايي است كه وقوع مردم را در گذرگاه زمان بطور وضوح نشان مي دهد.

ب) داستان:

گاهي نويسنده حقيقت را با مجاز و مسائل جدي را با شوخي مي آميزد و از اتفاقاتي سخن به ميان مي آورد كه واقعيت ندارد و با زندگي عادي چندان قابل انطباق نيست در اين نوع نوشته ها قدرت تخيل و نيروي ابتكار نويسنده با هم جمع مي گردد و اثري بوجود مي آورد كه آن را داستان يا ا فسانه مي نامند . برخي از داستان نويسان بزرگ؛ وقايع تاريخي و اتفاقات سياسي را با پاره اي اشكال خيالي و صورت هاي فرضي در آميخته و آثاري بوجود آورده اند كه از شاهكارهاي ادبي جهان به شمار مي روند

3- نگارش تحقيقي

در اين نوع نوشته از مسائل علمي، ادبي، اجتماعي و فلسفي سخن به ميان مي آيد و جنبه بحث و تحقيق دارد و چون در نگارش هاي تحقيقي موضوع غالبا مربوط به عقايد و افكار و امور غير محسوس و معنوي است لذا نويسنده بايد انديشه ها و نظرات خود را با دليل و برهان بيان كند . براي پروراندن اين گونه موضوعات مشاهدات شخصي و نيروي تخيل به تنهايي كافي نيست بلكه نويسنده بايد از تجربيات و كوشش هاي فكري ديگران نيز سود جويد و از مباني علمي و فني آگاهي داشته باشد تا بتواند عقيده خود را ثابت كند . مقاله نويسي ، تهيه و تنظيم متن سخنراني و نوشتن مطالب پند آميز و آوردن مثل هاي رايج يك زبان در دايره اين نوع نويسندگي قرار مي گيرند.

4- نامه نگاري:

اين نوع نوشته درروابط اجتماعي جايي خاص دارد و بيش از انواع نگارش ميان مردم رايج و متداول است زيرا ممكن است شخصي در مدت عمر خود مقاله اي ننويسد يا براي توصيف منظره اي دست به قلم نبرد اما به حكم ضرورت بارها با خويشان و دوستان خود مكاتبه كند يا به مناسبت شغلي كه دارد هر روز دست اندر كار نوشتن نامه هاي گوناگون باشد در جامعه متحول و پيشرفته كنوني كمتر كسي است كه با ادارات دولتي و موسسات خصوصي سرو كار نداشته باشد و براي رفع اين نيازمنديهاي روز مره خود تقاضا و درخواستي تسليم مسئولان امر نكند بخصوص در بخش عمومي كه متقاضي بايد درخواست خود را بصورت كتبي تسليم مقامات اداري كنند تا مورد رسيدگي قرار گيرد.

پيش از آنكه از انواع نامه ها گفتگو كنيم بايد اين نكته را ياد آور شويم كه اصولا هر گونه نوشته اي خواه خصوصي باشد، خواه اداري با پيامي همراه است . مثلا اگر به يكي از دوستان خود نامه اي مي نويسيد و درآن از مسائل عاطفي سخن به ميان مي آوريد براي اين است كه پيام دوستي خود را به او برساني و ثابت كني كه هنوز فراموشش نكرده اي و در صفا و صميميت خود پا برجايي يا اگر با سازماني اعم از خصوصي يا عمومي ( دولتي) مكاتبه اي مي كنيد قطعا بنابر ضرورتي است و پيامي داري كه مي خواهي به آگاهي گيرنده نامه برسد بنا براين كار اصلي هر نوشته بيان مقصود و در حقيقت رساندن پيامي است اما از آنجايي كه پيام ها و نياز هاي آدمي گوناگون است و به مقتضاي موقع و مقام و زمان و مكان  تغيير پيدا مي كند لذا نمي توان نامه ها را به انواعي كه گفته شد تقسيم كرد و براي براي هريك تعريفي قائل شد كه از هر جهت جامع و مانع باشد.

مثلا نامه هاي خصوصي محدود به مواردي نيست كه در آن از عواطف قلبي و اشتياقات دروني و پيوندهاي دوستي سخن به ميان آيد ممكن است مضمون يك نامه خصوصي غير از اظهار ارادت و ابراز علاقه مشتمل بر مطالب و مسائل ديگري از قبيل تقاضا، مشورت ، تبادل نظر يا توصيه باشد.

نامه ها را مي توان با توجه به وضع نويسنده به دو دسته "خصوصي و عمومي" تقسيم كرد.

نامه خصوصي:

به آن گونه از نامه ها گفته مي شود كه نويسنده آن شخص حقيقي باشد . براي روشن شدن مطلب بهتر است نخست به تعريف شخص حقيقي بپردازيم و فرق آن با شخص حقوقي باز شناسيم ابتدا بايد دانست كه از نظر علم حقوق" شخصيت عبارت است از شايستگي برخوردار بودن از حقوق و تكاليف معين و دارا بودن توانايي براي اجراء و اعمال آنها ". بر اساس اين تعريف هر انسان طبعا" داراي شخصيتي است كه بوسيله آن از حقوقي برخوردار مي شود و تكاليفي دارد كه قهرا بايد انجام دهد . در حقيقت براي  غير انسان نه حقي مي توان قائل شد و نه تكليفي برقرار نمود . تنها افراد اجتماع هستند كه بنابر روايت مدني از حقوق طبيعي برخوردارند  اما گاهي بنا بر ضرورت و علل خاصي عده اي از مردم گرد هم مي آيند و شخصيتي بوجود مي اورند كه بستگي به شخصيت هيچكدام از تشكيل دهندگان آن اجتماع ندارد  مانند شهرداريها ، شركتها، موسسات خيريه و سازمانهاي ديگر كه از حقوقي برخوردارند و در قبال آن تكاليفي نيز به عهده دارند مثلا" هرگاه دو نفر با هم سرمايه اي بگذارند و شركت تاسيس نمايند سه شخصيت بوجود مي آيد دو شريك كه هر يك داراي شخصيت طبيعي و حقيقي هستند و سومي موسسه يا شركتي كه حقوق و تكاليفي غير از افراد تشكيل دهنده آن دارد و در واقع از شخصيت ويژه اي كه آن را شخصيت حقوقي مي نامند برخوردار است . لازم به ذكر است كه در تقسيم بندي نامه ها بايستي به اين نكته توجه داشته باشيم كه كليه مكاتبات از طرف اشخاص حقيقي در رديف نامه هاي خصوصي قرار مي گيرد . به سخن ديگر هرگاه فردي در ارتباط با افراد ديگر يا اجتماع قلم به دست مي گيرد و براي رفع نيازمنديهاي خود اعم از مادي يا معنوي نامه اي مي نويسد چنين نامه اي را بايد خصوصي تلقي نمود . نامه هاي خصوصي با توجه به محتواي نوشته مي توانند مطالب مختلفي از قبيل تقاضا، تشكر، مشورت، تبريك، دعوت، تسليت، شكايت ، توصيه ومسائلي از اين قبيل را در بر گيرد.

نامه هاي عمومي:

آن دسته از نامه ها را عمومي مي ناميم كه از طرف شخصيت هاي حقوقي نگارش يافته اند . توضيح اينكه هرگاه شخصي در مقام يا شغل اداري و در جهت گردش كار سازمان و موسسه اي دست به مكاتباتي بزند نوشته او جنبه عمومي دارد خواه اين مديريت مربوط به اداره امور تشكيلات دولتي باشد خواه موسسات و سازمانهايي كه بوسيله بخش خصوصي اداره مي شود. بنابراين نامه هايي كه به امضاء  مدير عامل يا مديران قسمت هاي مختلف شركتي در باره مسائل مربوط به همان شركت صادر مي شود و همچنين كليه مكاتباتي كه از ناحيه وزارتخانه اي انجام مي پذيرد در رديف نامه هاي عمومي قرار مي گيرد

گونه هايي از مكاتبات اداري:

1-  حكم

2-  فرمان

3-  دستور

4-  دستورالعمل

5-  ابلاغ

6-  بخشنامه

الف) حكم:

اين كلمه در لغت به معاني مختلف از قبيل: امر، فرمان، منشور، اجازه، فتوا، دانش و حكمت آمده است اما در مكاتبات اداري حكم را نامه اي گويند كه از طرف مقامات صلاحيتدار و مديران و كاركنان سازمان يا موسسه اي فرستاده شود و به موجب آن وضع اشتغال و نحوه بهره گيري از امتيازات و كيفيت كار گيرندگان نامه مشخص و معين گردد.

قانون استخدام كشوري مصوب 31 خرداد 1345 و اصلاحيه هاي بعدي آن در       بند" پ " ماده 1 حكم رسمي را چنين تعريف مي كند.

حكم عبارت است: از دستور كتبي مقام صلاحيتدارو وزارتخانه هاو موسسات دولتي در حدود قوانين ومقررات مربوط است. بايد توجه داشت كه در اين تعريف نظر قانون گذار بيشتر متوجه حكمي است كه براي استخدام كارمندان صادر مي شود . زيرا در        بند " ب " همين ماده ( ماده 1 ) گفته شده است خدمت دولت عبارت از: اشتغال به كاري است كه مستخدم به موجب حكم رسمي مكلف به انجام آن ميگردد. بنابراين نخستين و مهمترين حكمي كه در مكاتبات اداري از طرف كارگزيني صادر مي شود حكم استخدام است و ديگر احكام از قبيل : حكم ترفيع، انتقال ، انتظار خدمت و ... را بايد از فرعيات آن محسوب داشت اما اگر حكم استخدام از جهت آنكه اجازه آغاز كاري را در سازمان و دستگاهي صادر مي كند مهم تلقي مي شود . حكم ديگري نيز كه پايان كار را با برخورداري از امتيازاتي اعلام مي دارد و حكم بازنشستگي ناميده مي شودهمچنان از اهميت خاصي برخوردار است. بند " ح " ماده 124 قانون استخدام كشوري ناظر بر همين مورد است كه مي گويد: حالت بازنشستگي وآن وضع مستخدمي است كه طبق قانون به موجب حكم رسمي مراجع صلاحيت دار از حقوق بازنشستگي استفاده مي كند.

درباره تهيه و تنظيم احكام بايد به چند نكته اشاره كرد:

1- گيرندگان و مخاطبان اين گونه نامه كساني هستند كه در سازمان و موسسه اي به كار اشتغال دارند و يا مي خواهند كار خود را در دستگاه صادر كننده نامه آغاز كنند لذا بطور كلي مكاتباتي كه در اين زمينه انجام مي گيرد جنبه داخلي دارد و يك وسيله ارتباطي بين مديران و كاركنان است كه وضع مستخدم را از حيث شغل و سمت و وظايف و نحوه كار و غيره معين و مشخص مي كند و بهمين دليل هم عناصر تشكيل دهنده احكام با انواع ديگر نامه ها اندكي فرق دارد مثلا" در حكم هايي كه صادر مي شود به هر مناسبتي كه باشد سرآغاز و جمله پاياني وجود ندارد و معمولا بعد از عنوان در ابتداي نامه به قانون و تصويب نامه يا به دليلي كه مستند برآن حكم صادر گرديده است اشاره مي شود.

2- چون بيشتر احكام مخصوصا" استخدام ، ترفيع، اضافه حقوق و بازنشستگي در زمانهاي معين براي تعداد زيادي از كارمندان صادر مي شود بنابراين در اغلب اوقات اين نوشته ها با فرم مشخص و چاپ شده در اختيار مسئول كارگزيني قرار مي گيرد تا فقط محل هاي خالي از قبيل: تاريخ، مشخصات، شماره كارگزيني و مطلب را درآن قيد كنند و بعد ازامضاء به گيرندگان احكام ارسال دارند.

3- چنانكه گذشت در بند " پ " ماده 1 قانون استخدام كشوري گفته شده است حكم رسمي عبارت از :" دستور كتبي مقام صلاحيتدار" .

در باره اين تعريف بايد گفت نه تنها لفظ حكم در فرهنگ فارسي با كلمه دستور مترادف نيست بلكه در عرف اداري هم حكم با دستور فرق دارد و نمي توان هر دو را يك چيز دانست همچنان كه حكم از حيث معني با فرمان برابر است اما از جهت اصول و سلسله مراتب اداري بين آنها تفاوتهايي وجود دارد.

ب) فرمان:

فرمان در لغت به معني حكمي است كه از طرف شخص بزرگي صادر شود اما در اصطلاح اداري به آن گونه از نامه ها اطلاق ميگردد كه از طرف دفتر مخصوص فرمانروا و رئيس مملكت صادر شده و به توشيح وي رسيده باشد.

فرمان ها بيشتر مربوط به اجراي قوانين، انتصاب بلند پايگان مملكت، اعطاي نشان هاي كشوري و لشكري و درجات نظامي است . ناگفته نماند كه كلمه فرمان در عرف سازمانهاي ارتشي به عواملي گفته مي شود كه در موارد خاصي از طرف فرمانده بصورت كتبي و شفاهي صادر مي شود مانند فرمان عقب نشيني ، فرمان آتش بس و..

ج) دستور:

پيش از اين گفتيم كه دستور به معني حكم، امر، فرمان و كلماتي مترادف اين واژه ها نيست و بايد براي آگاهي بيشتر اضافه كنيم كه اين كلمه ( دستور)در فرهنگهاي فارسي به معاني "اجازه، صدر اعظم، وزير، نمونه، روش، عادت و رسم ، قانون و طريقه، پيشواي زردتشتيان، شخص مقتدر و توانا آمده است" بنابراين چنين به نظرمي رسد كه استعمال اين لغت به معني حكم از ابداعات قرن اخير است اما هرگاه دستور را بدليل رواجش در زبان امروزي بدين معني بپذيريم باز هم مسئله اي باقي مي ماند وآن تفاوتي است كه بين دستور و حكم وجود دارد  بدين معني كه دستور در عرف اداري همانند حكم يا مكاتبات ديگرازاستقلال كامل برخوردار نيست بلكه وابسته آنهاست . چنانچه به جريان نامه ها در ادارات دولتي يا موسسات ملي توجه كنيم به اين نكته بر مي خوريم كه هر نامه در گردش طبيعي خود مراحل مختلفي را مي گذراند . نامه هايي كه به دبيرخانه سازمان مي رسد در بدو امر از نظر مديران سازمان مي گذرد و سپس هريك از آنها با توجه به موضوع از طرف مدير براي اقدام يا اطلاع به يكي از ادارات تابع ارجاع مي شود . به ديگر سخن "دستور عبارت از : پيام هاي كوتاهي است كه از طرف مدير براي ارگانهاي پائين اداري فرستاده مي شود و نظر او را در باره اقداماتي كه بايد نسبت به نامه هاي رسيده معمول گردد مشخص مي كند".

گاهي ممكن است دستور بدون وابستگي به نامه ديگري صادر گردد وآن موقعي است كه مدير درباره مساله اي از زير دستان خود توضيح بخواهد يا آنان را در امري راهنمايي كند . در اين صورت دستور مورد نظر ضمن ياد داشت جداگانه اي به مسئولان قسمت ها فرستاده مي شود.

د) دستور العمل‹‹ روش كار- كارآئين››:

گاهي در امور اداري مواردي پيش مي آيد كه اعمال قانون يا اجراي مقررات و آئين نامه ها و همچنين بكار بستن دستورهاي مديران در عمل با دشواريهايي مواجه مي شود و متصديان امر و مجريان قانون نمي دانند كه بايد براي اداي وظايف خود از چه شيوه هايي استفاده كنند تا از يك طرف منافع سازمان متبوعشان محفوظ بماند و از طرف ديگر براي كساني كه مقررات در باره آنان اجرا مي شود مشكلاتي پيش نيايد در چنين مواقعي مقامات ذيصلاحيت و مديران اقدام به صدور نامه هايي مي كنند كه در اصطلاح اداري آنها را "دستور العمل " گويند.

دستور العمل بر خلاف دستور پيام هاي كوتاه نيست بلكه توضيح و تفسيري از مقررات است كه ضمن آن نحوه كار و روش هايي كه بايد براي اجراي ان اعمال شود مشخص و معين مي گردد . دستورالعمل به روشن كردن نكات مهم مقررات و آئين نامه ها مي پردازد و سرمشقي بدست مجريان امر مي دهد و آنها را راهنمايي مي كند تا بر طبق محتواي آن وظيفه خود را به درستي انجام دهند و از مسير مستقيم كار خارج نشوند.

ه) ابلاغ:

در بدو امر وقتي به كلمه ابلاغ بر مي خوريم چنان به نظر مي رسد كه آن هم نوعي از مكاتبات اداري و در رديف احكام است در صورتيكه ابلاغ گونه اي از نامه ها نيست بلكه در اصل به معني رساندن و به مفهوم وسيع تر رساندن نامه يا پيام به كسي است بنابراين ، اينكه گفته مي شود ابلاغ فردي صادر شد يا ابلاغ ها به امضاي مدير رسيد درست نيست زيرا ابلاغ را نمي توان نوشته اي تصورنمود كه از دفتر سازمان و اداره صادر كرد يا به امضاي مديرو رئيس برسد اين احكام است كه به احكام ذينفع ابلاغ مي شود . اين كلمه ( ابلاغ) بيش از همه جا در وزارت دادگستري و امور قضايي رايج است زيرا به اصطلاح قضائي ابلاغ رساندن اوراق بوسيله مامور مخصوص به اشخاصي است كه نامشان درآن قيد شده است . ابلاغ در امور حقوقي از اهميت خاصي برخوردار است و در محاكم يكي از مراحل دادرسي شمرده مي شود با اين حال در اينجا هم كلمه ابلاغ به تنهاي مورد استفاده قرار نمي گيرد و قاعدتا با متممي همراه است و بصورت هايي از قبيل: ابلاغ دادخواست ، ابلاغ حكم و ابلاغ دادنامه و نظاير آن بكار مي رود.

گفتيم كه ابلاغ گونه اي از نامه هاي اداري نيست بلكه رساندن آنها به شخص است اما در اين باره نبايد نوشته هايي را كه ابلاغ نامه و ابلاغيه ناميده مي شود از نظر دور داشت و آنها را با ابلاغ يكي دانست . در مكاتبات اداراي نامه اي را كه از طرف مقام هاي ذيصلاحيت  صادر شود و ضمن آن مطلبي را به گيرنده پيام ابلاغ كند      "ابلاغيه " گويند و اما "ابلاغ نامه عبارت است از: دو برگ مخصوص كه همراه اوراق دادخواست و پيوست هاي آن به طرف دعوا ابلاغ و يك برگ آن براي ضبط در پرونده برگردانده مي شود" .

فرق ابلاغيه با ابلاغ نامه آنست كه: " ا بلاغيه را هر مقام ذيصلاحيت اداري مي تواند صادر كند در صورتيكه صدور ابلاغ نامه منحصرا در صلاحيت دستگاههاي قضائي است".

و) بخشنامه:

مولف فرهنگ نفيسي كلمه بخشنامه را مترادف بخشنامه دانسته و معني آن را چنين آورده است." نوشته اي كه در بخشيدن چيزي به كسي دهند" از اين معني چنين استنباط مي شودتا زماني كه معلم در قيد حيات بوده است بخشنامه به مفهوم كنوني استعمال نمي شود از سوي ديگر بخشنامه از لغاتي است كه فرهنگستان ايران وضع كرده وآن را به جاي كلمه‹‹ متحدالمآل›› برگزيده است بنابراين بايد نتيجه گرفت كه اين نوع مكاتبه در دوره هاي پيشين معمول نبوده است و منحصرا"در نيم قرن اخير رايج و متداول گرديده است حال بايد ديد بخشنامه چيست و در چه مواردي مورد استفاده قرار مي گيرد در فرهنگ معين برابر كلمه بخشنامه نوشته شده است "حكم يا دستوري كه از طرف وزارتخانه يا موسسه اي در نسخه هاي متعدد نوشته شود و به شعب و كارمندان ابلاغ مي كنند" در اين كه بخشنامه حكم نيست ترديدي نمي توان داشت زيرا حكم را در نسخه هاي متعدد براي ابلاغ به شعب و كارمندان صادر نمي كنند و كاملا جنبه فردي دارد . در مورد دستور هم چنانكه گذشت "دستور به پيام هاي كوتاهي گفته مي شود كه از طرف مديران به كاركنان و مسئولان اداري صادر مي شود" و چون براي بخشنامه از نظر مقدار نمي توان حدي قائل شد و ممكن است چندين صفحه را تشكيل دهد لذا نمي توان گفت بخشنامه دستوري است كه از طرف وزارتخانه يا موسسه اي به شعب و كارمندان ابلاغ شود از آنچه ذكر شد مي توان نتيجه گرفت كه حكم و دستور در تعريف بخشنامه نمي گنجد اما مي توان دستورالعمل را ضمن بخشنامه اي به كارمندان يا دوايرمختلف ارسال داشت .آنچه در بخشنامه جلب توجه مي كند و از اختصاصات آن شمرده مي شود كثرت تعداد آن است بدين معني كه بيشتر نامه هاي اداري در يك نسخه فرستاده مي شود در صورتيكه بخشنامه در نسخه هاي متعدد تهيه و به كارمندان يا ادارات ذينفع ارسال مي گردد اين نوع نامه ها نيز مانند حكم و دستور جنبه كاملا داخلي دارد و مخاطبان آن كاركنان يا ادارات تابع سازماني است كه بخشنامه به امضاي مدير آن سازمان صادر مي گردد بنابراين دايره شمول بخشنامه متناسب با موقع ، مقام و سمت گرداننده و مدير سازمان يا موسسه است بدين معني كه در هرم سازماني امضاء كننده بخشنامه هرچه به راس هرم نزديكتر باشد همان اندازه شعاع عمل آن بخشنامه بيشتر است مثلا هرگاه بخشنامه اي از طرف روساي يكي از ادارات وزارتخانه اي صادر شود مفاد آن فقط براي كاركنان آن اداره قابل اجراست اما اگر بخشنامه اي به امضاي رئيس جمهور مملكت صادر شود دايره شمول آن تمام وزارتخانه ها و ادارات دولتي است در باره كاربرد و موارد استفاده بخشنامه به اين نكات بايد توجه اشت . در درجه اول نقش بخشنامه در مكاتبات اداري آگاه كردن ادارات يا كاركنان از يك رويداد اداري است و امكان دارد بدين منظور ها صادر شود

1- بخشنامه  ممكن است صرفا جنبه اطلاع داشته باشد مانند بخشنامه هايي كه هنگام انتصاب شخصي درمقام و منصبي به ادارات تابعه  فرستاده مي شود و كارمندان را از برگزيده شدن وي به آن سمت آگاه مي كند اين نوع بخشنامه اثر اجرايي ندارد و منشاء تغيير مهمي در امور اداري نيست.

2- گاهي بخشنامه تغييراتي را در وضع اداري به اطلاع كاركنان مي رساند مثل : بخشنامه هايي كه هنگام تغيير ساعات اداري صادر مي شود و آغاز و پايان كار روزانه را ابلاغ مي كند

3- در امور اداري مواردي پيش مي آيد كه مدير در گردش چرخ هاي سازمان زير نظر خود نوعي كندي مشاهده مي كند يا نقايصی در طرز كار كارمندان مي بيند و نا گزير ميگردد . برای رفع معایب طی بخشنامه ای نقط ضعف را به کارکنان موسسه یاد آوری کند و ضمن راهنائیهای لازم ازآنان بخواهد که در نحوه عمل خود تجدید نظر کنند تا وقفه ای در امور اداری پیش نیاید مانند بخشنامه هایی که در مورد حضور و غیاب کارکنان به ادارات تابع فرستاده می شود یا دستورالعمل هایی که برای تنظیم امور اداری و یکنواخت کردن کارها از طرف مدیر صادر می شود

4- گاهی منظور از صدور بخشنامه خواستن گزارش یا مدارک لازم جهت تکمیل پرونده های اداری است مثلا" هرگاه سازمان امور الستخدامی کشور نیازمند عکس و شناسنامه و سایر مشخصات کارکنان دولت جهت ضبط در پرونده های آنان باشد مراتب را طی بخشنامه ای به استحضار وزارتخانه و موسسات تابع دولت می رساند و ضمن آن خواستار مدارک مورد لزوم می شود در چنین مواردی ممکن است دو حالت پیش آید: حالت اول آنکه سازمان اداری گیرنده بخشنامه چندان وسیع نیست و تعداد کارکنان آن کم است که در این صورت اداره مزبور راسا" مفاد بخشنامه را به مورد اجراء می گذارد . حالت دیگرآنکه دستگاه اداری گیرنده بخشنامه و سیع و گسترده است که در این حالت وزیریا مدیر مبادرت به صدور بخشنامه دیگری می کنند و از واحدهای تابع خود می خواهند که مدارک لازم را ارسال دارند.

نا گفته نماند که امروزه صدور بخشنامه جداگانه ، به واحدهای تابعه چندان معمول نیست و به جای آن جهت سهولت امر و سرعت عمل رونوشت بخشنامه اصلی را به ادارات می فرستند و از آنها می خواهند مفاد آن را به مورد اجراء گذارند. همچنین پاسخ دادن به بخشنامه ها جزء در مورد اخیر معمول نیست مگر آنکه مقام صادر کننده بخشنامه از گیرندگان آن بخواهد که وصول بخشنامه را اعلام دارند . در ادارات ما خواه دولتی باشد وخواه خصوصی  کار اساسی بخشنامه آگاه کردن کارکنان یک سازمان از رویدادهای داخلی ، رفع معایب، نشان دادن خط مشی موسسه، راهنمایی کارکنان برای ایجاد نظم و ترتیب در امور داخلی و بطور کلی یکسان و یکنواخت کردن کارها برای بهتر گردانیدن چرخ های اداری است. در باره نگارش بخشنامه باید گفت : که این نوع از نامه ها سرآغاز و جمله پایانی ندارد و در مورد عنوان نیز تنها به کلمه وزارتخانه ، اداره، سازمان ، آقا و خانم اکتفا می کنند و در برابر آن چند نقطه(...) گذاشته می شود تا دبیرخانه موقع ارسال نامه مطابق فهرستی که در اختیار دارد نقطه چین(...) یا جای خالی(    ) را پر کند .

خلاصه نویسی :

یکی از راههای تمرین نگارش خلاصه برداری و خلاصه نویسی است . خلاصه نویسی فواید ، کاربردها و نتایج فراوانی دارد . مقدمه خلاصه برداری مطالعه است که خود زمینه اصلی نوشتن محسوب می شود . خلاصه نویسی ، دقت ، توجه و تمرکز فرد را برای درک صحیح مفاهیم تقویت می کند. خلاصه نویسی به شیوه صحیح ما را در فرآگیری سایر دروس کمک می کند . از دیگر فواید خلاصه نویسی این است که می توانیم نتیجه مطالعات خود را در حجمی اندک حفظ کنیم و در هنگام ضرورت با مرور کردن متن خلاصه شده آنچه را خوانده ایم به یاد آوریم . باید توجه داشت که ما دو نوع خلاصه برداری داریم

1-   تلخیص یک متن در یک مقیاس معلوم

2-   تلخیص همراه با استخراج مفاهیم و خطوط اصلی یک متن

نکته دیگر اینکه قبل از خلاصه برداری باید میزان تلخیص را مشخص کنید . برای این کار باید به نوع متن توجه داشته باشید و طبیعی است که تلخیص یک داستان با تلخیص یک متن علمی کاملا" متفاوت است از طرفی هرچه میزان تلخیص بیشتر باشد دقت بیشتری می طلبد . خلاصه کردن مخصوص کتاب نیست و می تواند مصاحبه، فیلم سینمایی، مباحث رادیوئی، موضوعات درسی و غیره را نیز شامل شود . استخراج نکات برجسته یک نوشته نیز از تمرین های فردی است که به ما در خلاصه نویسی کمک می کند.

هنگام خلاصه نویسی به این نکات باید توجه نمود.

1-   کتاب یا متنی را که می خواهید خلاصه کنید به دقت بخوانید تا از اهداف و مفاهیم کتاب آشنا شوید

2-   خطوط اصلی تعیین کننده و مهم کتاب را مشخص کنید یا از آنها یاد داشت بردارید.

3- نکته های زائد و فرعی آنهائی را که جنبه اطلاعاتی و حاشیه ای دارند حذف کنیم . ازقبیل: جمله های مترادف و جمله های معترضه.

4-   میزان تلخیص مطالب را با توجه به محتوا و حجم آن معلوم کنید.

5- هنگام خلاصه نویسی ضمن رعایت اصول نگارش و حفظ بافت زبانی متن مورد نظر، لازم نیست صد درصد از سبک نویسنده پیروی کنیم .

6-   به متن اصلی توجه داشته باشید و درآن تصرف نا بجا نکنید .

7-   پس از یاد داشت برداری نوشته را از نظر یکدست بودن نگارش و تنظیم منطقی مطالب بررسی کنید

8-   در پایان هر خلاصه نویسی می توانیم بخشی را به نقد و داوری خود اختصاص دهیم.